Kritiek van gebruikers terecht?

Het Landelijk Asbestvolgsysteem is onder meer bedoeld om de naleving van asbestregels te verbeteren. Gebruikers klagen dat het systeem gebruiksonvriendelijk is en regelmatig uitvalt. Rijkswaterstaat heeft als beheerder al veel ‘bugs’ gerepareerd en nog vele verbeteringen op het programma staan. Niet alle kritiek is terecht: het vastlopen van een project is regelmatig het gevolg van gebrek aan kennis bij de gebruikers.

Gebruiksonvriendelijk, incompleet, instabiel en te dwingend. De kritiek op het Landelijk Asbestvolgsysteem (LAVS) liegt er niet om. In deze webapplicatie wordt het volledige proces van een asbestsanering - van inventarisatie tot en met de stort van het materiaal – gevolgd en geregistreerd. Inventarisatie- en saneringsbedrijven in de asbestketen zijn sinds 2017 verplicht om hun werkzaamheden in het LAVS in te voeren. Is hun kritiek terecht?

Strikte procedures

Een veelgehoorde klacht is dat de flexibiliteit van werken met de komst van het LAVS verdwenen is. Even informatie doorbellen naar een volgende partij in de keten of op elk gewenst moment beginnen met een project, zit er niet meer in. Een asbestverwijderingsbedrijf is bijvoorbeeld verplicht om een ‘startmelding’ te doen. Hierdoor wordt de sanering automatisch gemeld bij de toezichthoudende instanties. Twee dagen daarna mag er gestart worden met het project. Is er geen startmelding gedaan, dan moet het asbestverwijderingsbedrijf wachten met de uitvoering van het werk. ‘De procedures zijn afkomstig uit wetgeving en liggen daarom ook vast in het LAVS. Niet het LAVS, maar de wetgeving vraagt aan bedrijven om zich te houden aan strakke termijnen. De beperking die gebruikers ervaren komt dus vaak uit de regelgeving voort’, zegt adviseur Arno de Bruijn van Rijkswaterstaat. Hij is verantwoordelijk voor het beheer en de doorontwikkeling van het LAVS. ‘Wij horen vaak terug dat de praktijk zo niet werkt. De manier waarop partijen in de keten hun bedrijfsproces hebben georganiseerd kan inderdaad afwijken van de procedures in het LAVS. Maar het besluit om het LAVS op te zetten is in 2011 niet voor niets genomen. Het systeem is onder meer opgezet om de naleving van de asbestregelgeving te verbeteren en om ervoor te zorgen dat alle ketenpartners dezelfde informatie hebben. Daar horen nu eenmaal strikte procedures bij.’

Gebruikers klagen ook over het ontbreken van functionaliteiten. Om een voorbeeld te geven: de koppeling met de toezichthoudende instanties is technisch gezien nog niet volledig. Hierdoor kan een startmelding niet altijd verstuurd worden. De Bruijn: ‘Gebruikers moeten deze gegevens dan zelf nog melden bij de Inspectie SZW. Dat is natuurlijk niet de bedoeling van het LAVS. Wij kijken daarom samen met de Inspectie SZW hoe wij de koppeling kunnen verbeteren, zodat alle informatie direct overgaat.’

Het registreren van werkzaamheden in het LAVS wordt door gebruikers vaak gezien als een extra administratieve last, omdat zij hun activiteiten al vastleggen in hun eigen systemen. Daarom is in het LAVS een koppelvlak opgenomen waarmee bedrijven hun eigen gegevens via een elektronisch bericht kunnen doorsturen naar het LAVS. De Bruijn: ‘De grotere partijen beschikken over ICT-systemen en maken vaak gebruik van de elektronische koppeling, maar voor de kleine bedrijven is dit lastiger. Zij registeren hun werkzaamheden bijvoorbeeld in Excel en kunnen daarmee geen koppeling maken. Een investering in ICT is voor zulke partijen vaak niet haalbaar. In zo’n geval moeten werkzaamheden inderdaad dubbel worden ingevoerd. We zien echter dat er in de markt ook initiatieven ontstaan die hiervoor een oplossing bieden.’

Kleine stapjes

Via onder meer bedrijfsbezoeken, overleg met gebruikersgroepen en een telefonische helpdesk hoort Rijkswaterstaat waar gebruikers tegenaanlopen. Met behulp van die informatie zijn volgens De Bruijn in 2018 veel maatregelen genomen om het LAVS gebruiksvriendelijker te maken en uitval van het systeem tegen te gaan. ‘Er zijn het afgelopen jaar 3 upgrades van het LAVS verschenen. Bij elke release zijn fouten uit het systeem gehaald, is er technisch onderhoud gepleegd en de beveiliging aangepast. Bovendien zijn er verschillende nieuwe functionaliteiten aan het LAVS toegevoegd. Ik geef onmiddellijk toe: wij zijn er nog niet. De performance, de beschikbaarheid en het aanbod van functionaliteiten moeten verder verbeterd worden.’

Ook voor het komend jaar staan er daarom meerdere verbeteringen op het programma. De doorontwikkeling van het LAVS zal voor sommige gebruikers niet snel genoeg gaan, weet De Bruijn. ‘Gebruikers zien niet alle verbeteringen die wij doorvoeren, omdat zij met sommige onderdelen van het LAVS niet te maken krijgen. Ik snap dat zij graag willen dat het systeem in een paar updates klaar is, maar het verbeteren van het LAVS gaat helaas in veel kleine stapjes.’

‘De kracht van het LAVS is dat je kunt controleren of de sanering volgens de regels verloopt’

Niet alle kritiek op het LAVS is overigens terecht, vindt De Bruijn. De kennis die gebruikers hebben van het LAVS laat vaak te wensen over, zo merkt hij regelmatig tijdens bedrijfsbezoeken. ‘Wij hebben in het recente verleden trainingen gegeven, er staan handleidingen en veelgestelde vragen op onze site en we publiceren een nieuwsbrief. Als je gebruikers vraagt hoe zij aan hun informatie komen, blijkt vaak dat zij geen training hebben gevolgd en de site niet raadplegen. Zij gaan eerst zelf wat proberen zonder te kijken naar de voorgestelde, voorgeschreven of benodigde werkwijze. Dan komen ze erachter dat die niet werkt en nemen ze contact op met de helpdesk. Als gegevens verkeerd in het LAVS worden gezet, kan een project stil komen te liggen. Hier wordt LAVS dan op aangekeken. Het probleem is vaak niet zozeer het LAVS, maar de manier waarop gegevens zijn ingevoerd.’

Piet Schuitema, adviseur Schuitema Advies.

Op elkaar wachten

De Groninger woningcorporatie Acantus werkt sinds 2015 met het LAVS. ‘Als een van de eerste corporaties in Nederland’, voegt Piet Schuitema er met enige trots aan toe. Hij was nauw betrokken bij de implementatie van het LAVS binnen Acantus. Inmiddels adviseert hij als zelfstandige ook andere woningcorporaties over het gebruik van het volgsysteem. Acantus heeft volgens Schuitema ‘wisselende ervaringen’ met het LAVS. ‘De eerste 2 jaar hebben wij de asbestverwijderingen per woning ingevoerd. Dat betekende bij grote renovaties veel werk. Daarna kwam de ‘complexmodule’ waardoor wij in een keer – per woningenblok – een renovatie in het systeem kunnen zetten. Dat werkt beter, maar ik moet wel zeggen dat het systeem bij grote renovaties weleens vastloopt, omdat er zoveel informatie wordt ingevoerd. Dat lijkt het LAVS gewoon niet aan te kunnen. Wij gaan dan terug naar het invoeren van gegevens op woningniveau, terwijl dat niet de bedoeling is natuurlijk.’

Dat het LAVS de flexibiliteit van werken beperkt, klopt volgens Schuitema. ‘Het LAVS dwingt je om een saneringsproject stapsgewijs in te voeren. Ik kan bijvoorbeeld niet eerder een opdracht geven tot een asbestsanering, totdat het inventarisatierapport in het systeem zit. Vroeger kreeg je zo’n rapport via de mail toegestuurd en kon je meteen verder. In het LAVS moeten partijen in de keten op elkaar wachten. Aan de andere kant, zo is het LAVS ook bedoeld. Het is een volgsysteem waarmee je alle stappen in de gaten kunt houden. Dat vind ik een groot voordeel. Je ziet precies wat de stand van zaken is en je hebt alle verplichte documenten die tijdens het saneringsproces voorbij komen, keurig bij elkaar.’

Touwtjes uit handen

Veel corporaties werken volgens Schuitema niet met het LAVS, maar besteden het invoeren van de gegevens uit aan bijvoorbeeld een inventarisatie- of saneerbedrijf. Jammer, vindt hij. ‘Zij geven daarmee de touwtjes uit handen, terwijl een corporatie wel eindverantwoordelijk blijft voor een project. De kracht van het LAVS is nu juist dat je kunt controleren of de sanering volgens de regels verloopt. Dat hoort gewoon bij je rol als eindverantwoordelijke.’

Toen Acantus in 2015 ervoor koos om met het LAVS te werken, organiseerde de woningcorporatie meteen 4 cursusdagen voor medewerkers, gemeenten en inventarisatie- en saneerbedrijven. Schuitema: ‘Dat was een gok, omdat toen nog niet duidelijk was of werken met het LAVS verplicht zou worden. Die investering betaalt zich nu uit. Ik zie bij opdrachtgevers, maar ook bij inventarisatie- en saneringsbedrijven, maar al te vaak een gebrek aan kennis. Het gevolg is dat een project vastloopt. Dat heeft niks met het LAVS te maken, maar alles met hun manier van werken.’

Behoefte aan training?

De Helpdesk LAVS organiseert sinds mei 2018 geen trainingen meer op basis van open inschrijving. U kunt wel een trainer van de Helpdesk LAVS uitnodigen om een training te geven op brancheniveau of in een ander samenwerkingsverband. De helpdesk LAVS verzorgt in zo’n geval de cursus en u bent zelf verantwoordelijk voor de organisatie van de training. Wilt u meer weten? Neem dan contact op via asbestvolgsysteem@rws.nl.

Voor meer informatie over het LAVS kunt u ook de website (www.lavsinfo.nl), de handleidingen en de veelgestelde vragen raadplegen.