Regio’s kijken bij elkaar in de keuken

De 29 omgevingsdiensten in Nederland organiseren sinds 2016 jaarlijks een collegiale toets. Collega’s uit verschillende regio’s kijken bij elkaar in de keuken, merken op wat goed gaat en geven advies over wat beter kan. Wat begon als een pilot is inmiddels een blijvertje.

‘Als je zaken gaat verbloemen, heb je niks aan het bezoek van je collega’s’

Het idee is niet nieuw: in veel beroepsgroepen is het goed gebruik dat collega’s van verschillende organisaties elkaar toetsen, kennis uitwisselen en van elkaar leren. De collegiale toets van de omgevingsdiensten is opgezet naar een goed voorbeeld: de ‘peer review’ van IMPEL (European Union Network for the Implementation and Enforcement of Environmental Law). Deze peer review is bedoeld om de kwaliteit van werken van de Europese uitvoeringsorganisaties te verbeteren. Een aantal Nederlandse omgevingsdiensten dacht 3 jaar geleden: wat Europees kan, moet ook nationaal kunnen. Een collegiale toets sluit immers uitstekend aan bij de opdracht van de omgevingsdiensten: zij zijn in het leven geroepen om de kwaliteit van vergunningverlening, toezicht en handhaving in Nederland te verhogen. Een pilot in 2016 kreeg navolging: inmiddels wordt de collegiale toets jaarlijks georganiseerd door Omgevingsdienst NL, de vereniging van de 29 omgevingsdiensten in Nederland. Bijna allemaal doen ze mee.

De collegiale toets in het kort: er wordt gewerkt in groepen van 3 omgevingsdiensten die elkaar in een jaar per toerbeurt bezoeken. Tijdens de toets blikken zij terug op wat er vorig jaar is geconstateerd en wat de omgevingsdienst met de opmerkingen heeft gedaan. Daarnaast is er ieder jaar een centraal thema – in 2019: ‘Meetbare doelen en monitoring’ – waarop de ontvangende omgevingsdienst wordt ‘beoordeeld’. Dit centrale thema heeft altijd een link met het eigen kwaliteitssysteem van de omgevingsdienst en met de beleidscyclus van de Big-8, het kwaliteitssysteem dat speciaal is ontworpen voor vergunningverlening, toezicht en handhaving. Tijdens de collegiale toets kan de ontvangende omgevingsdienst bovendien een eigen thema kiezen waarover zij adviezen wil ontvangen van de collega’s uit de andere regio’s.

Pieter-Jan van Zanten, secretaris-directeur van Omgevingsdienst IJsselland

Nieuwsgierige collega’s

Omgevingsdiensten moeten aan allerlei verplichtingen voldoen, waaronder de kwaliteitscriteria op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). Interne en externe audits zorgen ervoor dat omgevingsdiensten volgens de regels werken. Genoeg controle, zou je zeggen. Maar de collegiale toets is veel meer dan een audit, verzekert Pieter-Jan van Zanten, secretaris-directeur van Omgevingsdienst IJsselland, deelnemer aan de collegiale toets van het eerste uur. ‘Voldoen aan wet- en regelgeving is mooi, maar echte kwaliteitszorg gaat over de vraag: hoe doe je je werk in de praktijk? Om dat te beoordelen is de collegiale toets het geëigende instrument. Je komt er dan achter: hoe doen wij het, hoe doen anderen het en hoe kunnen wij elkaar verder helpen?’

Koos Meijer, secretaris van het Vakberaad toezicht en handhaving Omgevingsdiensten

Elkaar helpen is des te belangrijker, omdat omgevingsdiensten relatief jong zijn, stelt Koos Meijer, secretaris van het Vakberaad toezicht en handhaving Omgevingsdiensten en betrokken bij de organisatie van de collegiale toetsen. ‘Omgevingsdiensten lopen in de praktijk tegen 1001 dingen aan. Ik ben bij veel toetsen aanwezig en elke keer merk ik hoe nieuwsgierig collega’s zijn. Hoeveel BOA’s hebben jullie in dienst? Hoe vaak is er overleg met de opdrachtgever? Hoe ziet jullie VTH-beleid eruit? Wat rapporteren jullie aan de opdrachtgever? Omgevingsdiensten vinden het heel interessant, leerzaam en nuttig om te horen hoe anderen het aanpakken. Er is een enorme gedrevenheid om er achter te komen hoe het beter kan. Er heerst bovendien een sfeer van ons kent ons.’

In die sfeer geven collega’s praktische adviezen waar een omgevingsdienst echt wat aan heeft, merkte Van Zanten tijdens de laatste toets maar weer eens. ‘De bezoekende teams constateerden dat onze ICT-infrastructuur een voorbeeld is voor andere diensten. Maar wij hoorden ook wat er beter kan: de opvolging van afspraken die tijdens bedrijfsbezoeken zijn gemaakt. Wij kregen vervolgens allerlei tips hoe wij de afspraken beter kunnen borgen in onze systemen.’

Geen zaken verbloemen

Deelname aan de collegiale toets is niet verplicht. Bovendien wordt er vertrouwelijk omgegaan met de uitkomsten. Belangrijke voorwaarden, vindt Van Zanten. ‘Na elke toets wordt een beknopt rapport geschreven door het bezoekende team. Dat is eigendom van de dienst waarover het gaat. De andere omgevingsdiensten mogen daarover niet uit de school klappen. Vrijwillige deelname en vertrouwelijkheid zijn essentieel. Is die er niet, dan gaan de luiken dicht. De bezoekende teams worden beleefd ontvangen, maar de ontvangende omgevingsdienst zal geen vertrouwelijke informatie met ze delen.’

De open sfeer is volgens Meijer ook in het belang van de ontvangende omgevingsdienst. ‘Je moet als ontvangende dienst tijdens de toets duidelijk aangeven waar je pijnpunten en onzekerheden liggen. Als je de eigen organisatie gaat verkopen en zaken verbloemt, heb je niks aan het bezoek van je collega’s. Wie sterk wil zijn, moet ook zwak durven zijn.’

Geanonimiseerd jaarlijks rapport

Het rapport dat per omgevingsdienst wordt geschreven, is vertrouwelijk. De bevindingen van alle collegiale toetsen worden wel verwerkt in een geanonimiseerd rapport dat eens per jaar verschijnt en wordt gedeeld met alle omgevingsdiensten, de koepelorganisaties en de staatssecretaris.

‘Voor sommige omgevingsdiensten mag de toets wel een tandje steviger en meer de diepte ingaan’

Volgens Van Zanten is ‘90% van de omgevingsdiensten’ enthousiast over de collegiale toets. ‘Maar er zijn ook diensten die een collegiale toets spannend vinden, bijvoorbeeld omdat zij een wat moeizamere relatie hebben van hun bestuur. Zij zullen misschien wat meer terughoudend zijn in het overleggen van de bevindingen. Overigens vind ik dat zij daarin ook vasthoudend moeten zijn. Een omgevingsdienst kan zelf bepalen of het rapport wordt gedeeld met bestuur. Er zijn nu eenmaal zaken waar het management primair verantwoordelijk voor is en die niet ‘des bestuurs’ zijn.’

Omgaan met je bestuur: ook daarin kan de collegiale toets behulpzaam zijn, vindt Meijer. ‘Sommige besturen hebben nog teveel een ‘stiefouderlijke’ verhouding met hun omgevingsdienst. Maar het spel van hoe om te gaan met een bestuur kun je leren. Ook op dat gebied kan een omgevingsdienst veel hebben aan de adviezen van collega’s.’

Tandje steviger

De eerstvolgende collegiale toets wordt waarschijnlijk verdeeld over twee jaar. Eerst kijken de omgevingsdiensten hoe zij het instrument verder kunnen ontwikkelen. ‘Maar wij gaan er absoluut mee door’, weet Van Zanten. ‘Daar is geen twijfel over. Wel is er discussie over de ambities: voor sommige omgevingsdiensten mag de toets wel een tandje steviger en meer de diepte ingaan. Maar er zijn ook collega’s die de toets goed vinden zoals die nu is. Daar komen wij wel uit.’

Meer weten over de collegiale toets? Neem dan contact op met Omgevingsdienst NL.