Decentrale overheden oefenen in interbestuurlijk samenwerken

Met de komst van de Omgevingswet worden overheden gestimuleerd om veel intensiever met elkaar samen te werken. Om hiermee te oefenen loopt momenteel de Try Out Omgevingswet. Tijdens pilots onderzoeken verschillende bestuursregio’s hoe zij het beste hun manier van werken, regels en ICT op elkaar kunnen afstemmen. Wie de interbestuurlijke samenwerking alvast wil testen, speelt het PIKO-spel: lukt het de overheden om gezamenlijk een complexe vergunningaanvraag binnen 8 weken af te ronden?

Onder de Omgevingswet worden Rijk, provincies, gemeenten, waterschappen en uitvoerende ‘ketenpartners’ gestimuleerd meer te werken als één overheid. Burgers en ondernemers kunnen vanaf 2021 met hun plannen naar het nieuwe digitale Omgevingsloket. Hier toetsen ze of ze een vergunning nodig hebben of een melding moeten doen. Achter de schermen van het loket werken de overheden nauw samen. Een aanvraag van een Omgevingsvergunning zal zonodig ‘integraal’ worden beoordeeld en in veel gevallen binnen 8 weken worden verwerkt.

‘Het DSO is vergelijkbaar met een kast. We zullen als overheden zelf de inhoud op de planken moeten leggen’

Samenwerken in pilots

Oefening baart kunst. In de Try Out Omgevingswet experimenteren overheden sinds begin 2019 daarom alvast met het ‘interbestuurlijk samenwerken’ dat de Omgevingswet van hen vraagt. Vorig jaar riep het programma Aan de slag met de Omgevingswet decentrale overheden op om te komen met pilots waarin zij nauw met elkaar samenwerken. In totaal meldden 17 bestuursregio’s zich aan; 3 daarvan worden intensief begeleid door het programma. Tijdens de pilots onderzoeken de regio’s hoe zij het beste hun manier van werken, regels en ICT op elkaar kunnen afstemmen.

Tijdens de Try Out kunnen decentrale overheden ook kennismaken met het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO), het digitale systeem dat de interbestuurlijke samenwerking ondersteunt. Al moeten de hooggespannen verwachtingen die sommige mensen hebben van het DSO waarschijnlijk wel wat getemperd worden, weet Roland Willemsen, van het programma Aan de slag met de Omgevingswet. ‘Overheidsorganisaties die zich nog niet echt hebben voorbereid op de komst van de Omgevingswet denken vaak dat het DSO er straks automatisch voor zorgt dat overheden met elkaar samenwerken. Ze verwachten ook dat het stelsel de digitalisering van werkzaamheden – op magische wijze – als vanzelf zal regelen. Het DSO is een faciliterend systeem, vergelijkbaar met een kast. We zullen als overheden zelf de inhoud op de planken moeten leggen en de onderlinge ketensamenwerking vormgeven. Anders kijken burgers en ondernemers met plannen straks naar een lege kast waar niks uit te halen is. Samen bepalen we dus de kwaliteit van het Omgevingsloket en het achterliggend DSO.’

Roland Willemsen, programma Aan de slag met de Omgevingswet (links) en Janneke Veeneman, informatiemanagementadviseur (rechts)

Juridische en toepasbare regels

Een van de regio’s waar een Try Out loopt is IJsselland. Hier onderzoeken verschillende ketenpartners hoe zij kunnen samenwerken in de geest van de Omgevingswet en welke rol het DSO hierin speelt. Het proces voor het verlenen van een vergunning staat centraal in de pilot, vertelt Janneke Veeneman, informatiemanagementadviseur van de gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte. ‘We kijken heel concreet hoe wij straks als ketenpartners een vergunning binnen 8 weken kunnen verlenen. Welke procesafspraken moeten we hiervoor maken? In IJsselland hebben we een gezamenlijk zaaksysteem, maar hier zijn niet alle ketenpartners op aangesloten. We zijn daarom aan het onderzoeken welke samenwerkingsruimte het DSO straks biedt en wat we zelf moeten regelen. Hierbij worden we ondersteund door de experts van het programma Aan de slag met de Omgevingswet.’

In de Try Out onderzoekt IJsselland ook voor welke onderwerpen er gezamenlijk toepasbare regels opgesteld kunnen worden. Deze zijn nodig voor het maken van vragenbomen, waarmee een burger of ondernemer kan achterhalen of hij een vergunning nodig heeft. Veeneman: ‘De bevoegd gezagen moeten afwegen of ze naast juridische regels ook toepasbare regels gaan maken. Voor sommige initiatieven is instemming nodig van andere bevoegde gezagen. In zo’n geval is er niet alleen onderlinge afstemming nodig over het maken van juridische regels, maar ook voor het maken van toepasbare regels. Het kan best zo zijn dat de regels van de verschillende overheden elkaar in de praktijk bijten of juist hetzelfde doel dienen. In de Try Out onderzoeken wij hoe we dit samen kunnen vormgeven. Alles met het oog op een transparante dienstverlening aan burgers en ondernemers. Initiatiefnemers moeten straks snel weten waar ze aan toe zijn.’

In IJsselland is het PIKO-spel inmiddels een aantal maal gespeeld. Volgens Veeneman hebben de deelnemers ervaren ‘hoe ingewikkeld het vergunningsproces is als meerdere partners hieraan werken’. ‘We kwamen tot de ontdekking dat het afhandelen van een aanvraag niet altijd gestroomlijnd verloopt. De belangrijkste uitdaging van de ketenpartners is nu om het vergunningenproces beter vorm te geven. Dat betekent allereerst: verkennen of de voorziening die via het DSO wordt aangeboden, voldoende is om informatie met elkaar te delen. Om wat meer vaart in het vergunningenproces te krijgen, onderzoeken we ook hoe we ervoor kunnen zorgen dat advisering gelijktijdig wordt opgepakt. De gemeente Deventer heeft hier al ervaring mee opgedaan. Hier is – in de geest van de Omgevingswet – de ‘Carrousel’ in het leven geroepen. Aanvragen die strijdig zijn met een bestemmingsplan worden integraal beoordeeld door een groep adviseurs. Een initiatiefnemer weet hierdoor veel sneller of zijn plan kans van slagen heeft.’

PIKO en de samenwerkingsbouwstenen

Tijdens de Try Out Omgevingswet worden ook zogenaamde ‘samenwerkingsbouwstenen’ getest. Deze zijn door het Project Interbestuurlijke Ketensamenwerking Omgevingswet (PIKO) (door)ontwikkeld met als doel om de samenwerking en de communicatie tussen overheden te ondersteunen. Binnen het project zijn bijvoorbeeld 26 ketenprocessen tussen de verschillende overheden beschreven die de basis vormen voor de samenwerking via het DSO. Ook is er een ‘interbestuurlijke Producten en Diensten Catalogus Omgevingswet’ gemaakt. Hierin staan alle producten en diensten die overheden elkaar over en weer moeten leveren. PIKO is de tweede fase van een project dat gericht is op de interbestuurlijke samenwerking. In fase 1 – UIVO-i – is al een begin gemaakt met de bouw van de samenwerkingsbouwstenen.

‘Het spel vertelt deelnemers niet dat ze iets moeten doen, maar laat ze ervaren dat sommige zaken niet vanzelfsprekend geregeld zijn'

Bewust onbekwaam

Overheden die de interbestuurlijke samenwerking alvast willen testen kunnen het PIKO-spel spelen. De opdracht: gezamenlijk een complexe vergunningaanvraag binnen 8 weken afronden. ‘Het spel helpt overheden in hun bewustwordingsproces’, aldus Willemsen, die als projectleider van PIKO (zie kader) het spel ontwikkelde. ‘Het spel vertelt deelnemers niet dat ze iets moeten doen, maar laat ze ervaren dat sommige zaken niet vanzelfsprekend geregeld zijn. Het maakt deelnemers bewust onbekwaam. In het spel laten mensen zien hoe ze het in de huidige dagelijkse praktijk aanpakken en hoe ze zich gedragen. Dat maakt ook meteen duidelijk waar nog aandachtspunten zitten als er interbestuurlijk wordt samengewerkt. Deelnemers komen erachter welke partners elkaar in welke fase nodig hebben en wie de regie zou moeten nemen.’

Eerste schrik

Volgens Willemsen lopen de emoties tijdens het PIKO-spel soms hoog op. ‘Dat zorgt er voor dat mensen sneller in actie komen’, vindt hij. Veeneman is het daarmee eens. ‘Ook in onze regio verwachten veel mensen dat het DSO alles regelt. Dat baart mij wel een beetje zorgen, want niets gaat vanzelf. Wij zijn zelf echt aan zet om de systemen te vullen. Het PIKO-spel zorgt bij veel deelnemers voor eyeopeners, zo van: oh, dit moet ik zélf doen. Na de eerste schrik voelen mensen de noodzaak om zelf aan de slag te gaan.’