We gaan de komende tijd aan de slag om de bedoeling van Rijkswaterstaat én de bedoeling achter de regels meer centraal te zetten in ons werk.

De bedoeling voorop

Veel grote organisaties worstelen met de balans tussen het uitvoeren van hun kernactiviteiten (de bedoeling) en de regels, procedures en systemen die zijn ontworpen om die activiteiten in goede banen te leiden. Ook Rijkswaterstaat is op zoek naar die balans. We verliezen onszelf nog weleens in regels en procedures. De regel zelf lijkt het doel, maar de bedoeling erachter verliezen we uit het oog. Een teveel aan gedetailleerde regels kan ervoor zorgen dat je als professional niet meer de ruimte en het eigenaarschap ervaart om je werk goed te doen. Daarom gaan we de komende tijd aan de slag om de bedoeling van Rijkswaterstaat én de bedoeling achter de regels meer centraal te zetten in ons werk.

De zin van regels

Werken vanuit de bedoeling betekent natuurlijk niet dat we kunnen zonder regels, procedures, systemen en kaders. Dat kan niet en dat willen we ook niet. Regels, kaders en procedures zijn een groot goed. Ze zorgen ervoor dat we betrouwbaar en voorspelbaar zijn en niet telkens het wiel hoeven uit te vinden; dat we kennis en ervaringen uit het verleden vasthouden en overdragen. Dat we uniform werken als één Rijkswaterstaat. De Werkwijzer Rijkswaterstaat helpt ons daarbij.

Project DOEN - Nijkerkerbrug

Het project DOEN, dat de Nijkerkerbrug aanpakt, kreeg de vraag het project uit te voeren zonder regels. Al snel ervoeren de leden van het project dat het vergeten van al die regels niet direct zinvol was. Veel regels bleken eigenlijk heel nuttig: als je je niet aan de aanbestedingswet houdt, wordt je aanbesteding ongeldig verklaard door de rechter. Wel merkte het projectteam dat er bij de toepassing van een groot aantal regels meer slimme oplossingen mogelijk waren als het waarom van een regel duidelijk was. Met kennis en begrip over het doel van een regel bleek het mogelijk om regels weer te gebruiken zoals ze zijn bedoeld: als hulpmiddel. Dit bood de professionals ruimte voor slimme oplossingen en gaf creativiteit weer de plek die het verdient: in het hart van het project.

De zin van waarden

Zolang we de regels kennen, begrijpen en deze samenvallen met de bedoeling van Rijkswaterstaat, is er geen probleem. Maar wanneer de regels het realiseren van de bedoeling in de weg staan, dan ervaren we een spanning. Deze spanning is er ook wanneer de regels wel kloppen, maar in de praktijk niet leiden tot het gewenste resultaat. Kortom, het is belangrijk om de bedoeling achter de regels en procedures voor ogen te houden.

Als er spanning ontstaat tussen de bedoeling en de regels, dan helpen gezamenlijke waarden ons om de juiste beslissing te nemen. Voorbeelden van deze waarden zijn integriteit, aanspreekbaarheid of veiligheid. Kortom, werken vanuit dezelfde waarden slaat de brug tussen de bedoeling van onze organisatie en de regels die we gebruiken. Als we het eens zijn over onze waarden, daarnaar handelen en daarop aanspreekbaar zijn, dan kunnen we toe met minder gedetailleerde regels en uitgewerkte procedures. Dan krijgen vakmanschap en professionaliteit meer ruimte.

Project wegomlegging A9 Badhoevedorp

De A9 tussen knooppunt Raasdorp en knooppunt Badhoevedorp loopt vanaf 2018 niet meer dwars door Badhoevedorp, maar komt ten zuiden om het dorp heen te liggen. Dankzij deze ingreep neemt de geluidoverlast af en verbetert de luchtkwaliteit. Ook zorgt de wegomlegging voor minder files, wat de bereikbaarheid van Schiphol en de regio Amsterdam vergroot.

Verkeerskundige modellen gaven aan dat tijdens werkzaamheden aan de A9 bij Badhoevedorp geen sprake zou zijn van grote hinder. Maar op de weg bleek dat automobilisten wel degelijk hinder ervoeren omdat de fasering anders liep dan gepland.

Wat was doorslaggevend? De uitkomsten van het verkeersmodel of de daadwerkelijke situatie op de weg? Het project besloot dat het in dit geval ging om de waarde van het gemeenschappelijk belang: een bereikbare regio. Door zich daarop te richten in plaats van de resultaten van het verkeersmodel, vond Rijkswaterstaat samen met de regio een oplossing om de hinder te beperken. Zelfs al viel dit eigenlijk buiten de projectscope. Zo bleef de regio bereikbaar, ook tijdens de verbouwing.

Voorbeeld zin van waarden

Sturen op waarden

Werken volgens gemeenschappelijke waarden levert ruimte op, maar brengt ook verantwoordelijkheid met zich mee. Je bent namelijk aanspreekbaar op de keuzes die je maakt. Toepassen of afwijken van een regel is niet langer vrijblijvend, maar een gemotiveerde keuze. Dat vraagt om volledige transparantie. Laat je samenwerkingspartners en collega’s dus duidelijk en tijdig weten waar ze aan toe zijn en waarom bepaalde regels van toepassing zijn. Want jouw collega’s moeten erop kunnen vertrouwen dat je werkt vanuit dezelfde waarden als zij en dat je daarbij een afgewogen beslissing maakt.

Weginspecteurs spreken elkaar aan

Onze weginspecteurs (WIS) zijn het bekendste gezicht van Rijkswaterstaat naar de buitenwereld. Bij incidenten op de weg zijn ze met hun gele auto’s of motoren vaak als eerste ter plaatse om assistentie te verlenen. Veiligheid en veilig werken zijn misschien wel de belangrijkste waarden die de inspecteurs delen. Zo is het goede gewoonte onder weginspecteurs om weggebruikers te manen om veilig in te stappen: aan de kant van de berm, niet aan de kant van een rijstrook. Het bleek echter dat niet alle inspecteurs dit zelf even consequent deden. Vanuit hun gedeelde waarde veilig werken begonnen de inspecteurs elkaar op dit gedrag aan te spreken. En met resultaat: de inspecteurs van Rijkswaterstaat stappen netjes in. Wel zo veilig.

Voorbeeld sturen op waarden

Welke stappen gaan we zetten om daar te komen?

Sturen op waarden betekent echt anders werken. Het betekent ruimte krijgen, meer verantwoordelijkheid nemen en je eigenaar voelen. Deze verandering van werkwijze en cultuur vergt een forse investering in elkaar, maar levert meer werkplezier en een effectievere organisatie op.

We starten daarom met een gezamenlijk proces om onze kernwaarden uit het Ondernemingsplan 2015 opnieuw vorm te geven: we gaan de komende periode samen onze kernwaarden RADIO-V (resultaatgedreven, aanspreekbaar, dienstverlenend, integer, ondernemend en verbindend) herijken. Dit is een organisatiebreed traject waar we de tijd voor willen nemen: werken vanuit de bedoeling en met gedeelde waarden vraagt om uitleg, begrip en oefening. De Groepsondernemingsraad wordt bij dit proces betrokken.

Naarmate we beter worden in (samen)werken vanuit gedeelde waarden, kunnen we onze regels en procedures terugbrengen tot de essentie. Ook werken we dan meer in lijn met de bedoeling achter de regels en procedures. Zo lukt het steeds beter onze professionaliteit de ruimte te geven, en dat geeft ons allemaal energie.

> Lees het interview