< Ga terug naar hoofdstuk 1

‘Ik zorg voor de juiste persoon op de juiste plek, in de juiste discipline met een passend aantal uren. OP2015 betekende dat ik moest bekijken hoe we onze manier van werken konden veranderen om aan de gelijkblijvende vraag te voldoen.’

Annelien Ter Meer
Theo Houdijk

Aan tafel zit Annelien Ter Meer, KR8-deskundige en adviseur capaciteitsmanagement. Annelien behandelt de aanvragen voor kostenramingen bij de Kostenpool. Naast haar zit Theo Houdijk, kostendeskundige elektrotechniek. Beide collega’s waren betrokken bij de inrichting van het Calculatiecentrum, begin 2014.

Procesanalyse

Aan de basis van de nieuwe werkwijze stonden enkele KR8-sessies. Annelien: ‘Als team gingen we onder leiding van enkele KR8-deskundigen aan de slag om de huidige manier van werken onder de loep te nemen. Door samen elk stukje van het proces te bekijken, van het opstellen van de aanvraag tot het maken van de kostenraming en het advies, ontdekten we dat veel zaken efficiënter en kwalitatief beter gedaan konden worden.’

Intakegesprek

Er werd een nieuwe werkwijze bedacht die eerst in een klein deel van de Kostenpool werd geïntroduceerd, onder de noemer Calculatiecentrum. Theo: ‘Bij de aanvraag voor een kostenraming is er eerst een intakegesprek. Dat is al heel anders dan een onaangekondigde mail met veel bijlages.’

‘De nieuwe manier van werken is er een van echt contact en communicatie. Met een ‘warme’ overdracht en de ‘wat heb je van mij nodig om verder te komen?’ mentaliteit’, verduidelijkt Annelien.

Actief sturen

De Kostenpool is met de nieuwe werkwijze nu zo’n 2,5 jaar bezig. ‘We voorkomen dat we dingen dubbel doen; zo besparen we niet alleen tijd maar is er ook minder irritatie,’ licht Theo toe. ‘Uitloop van projecten bewaken we zorgvuldig, net als de kwaliteit van ons werk.’

‘Daarnaast zijn we proactief naar de projectteams toe’, vult Annelien aan. ‘We zitten aan het einde van de procesketen, daar is niets in veranderd. Maar het verschil met voorheen is dat we nu actief sturen op onze eigen planning en doelstelling. Daardoor hebben we meer tijd om ons werk goed te doen.’

Omschakeling

Dit jaar is de werkwijze van het Calculatiecentrum verbreed naar de hele Kostenpool. Theo: ‘Dat betekent nogal wat. Niet alleen mijn directe collega’s van de Kostenpool moeten wennen, maar ook collega’s in de projecten zullen mee moeten bewegen. Het is een hele omschakeling.’

‘Het is inderdaad een leerproces voor ons allemaal,’ bevestigt Annelien. ‘Na 8 à 9 maanden met het nieuwe werkproces kan ik wel zeggen dat er voortgang geboekt is. Maar we zijn er nog niet.’

Meten om te coachen

Samen met het coördinatieteam is Annelien bezig sturing te ontwikkelen op de nieuwe manier van werken. ‘Het vastleggen, meten en sturen om zo de medewerker te coachen is een belangrijk element in aanloop naar het personeelsgesprek.’

Collega’s moeten met name wennen aan enkele van de KR8-principes. ‘Een uitgangspunt dat al snel is geland is bijvoorbeeld het tegengaan van verspilling van tijd, energie en dus kosten. Niemand ziet graag voor de derde keer hetzelfde dossier op zijn bureau belanden’, zegt Theo.

Formuleren eigen doelen

‘Een wat lastigere is het formuleren van je eigen doelen binnen de doelstellingen van de afdeling en het project waar je op dat moment voor bezig bent’, weet Annelien. ‘De medewerker is aan zet om dingen te bedenken die zijn werk inhoud geven. Dat zal in het begin, voor sommigen, wat moeilijk zijn, maar uiteindelijk komt het wel de kwaliteit en het werkplezier ten goede.’


< Ga terug naar hoofdstuk 1