Slimmer consulteren met het Steunpunt Marktconsultatie

Het Steunpunt Marktconsultatie bestaat uit vijf medewerkers – waaronder Heidi Bouhuijzen en Wesley Veekman – en adviseert projectteams binnen Rijkswaterstaat over kwalitatieve en efficiënte invulling van een marktconsultatie. ‘Van werkvormen tot vraagstelling en van houding tot gedrag’, vertelt Veekman, strategisch adviseur innovatie & markt. ‘Alles is erop gericht om het contact met de markt zorgvuldig en doelgericht vorm te geven. Het projectteam van Rijkswaterstaat moet dan ook goed weten wat het wil vertellen én wat het wil ophalen. Alleen dan ontstaat er een echte dialoog met de aanwezige marktpartijen.’

De juiste timing

Het steunpunt kijkt ook naar de planning en timing van consultaties, vertelt Bouhuijzen, senior adviseur innovatie & markt. ‘De markt is druk en capaciteit schaars, dus daar willen we zoveel mogelijk rekening mee houden. Daarom houden we bij wanneer projecten een consultatie willen organiseren en signaleren we mogelijke knelpunten. Zo voorkomen we dat consultaties tegelijkertijd plaatsvinden of dat bijvoorbeeld één doelgroep in korte tijd met verschillende trajecten wordt geconfronteerd.’ Tom van Eck, manager opdrachtgeverschap bij Bouwend Nederland, haakt daarop aan en vraagt zich af of deze informatie ook extern gedeeld kan worden, net zoals de inkoopplanning.’ Bouhuijzen reageert: ‘Marktconsultaties kennen een eigen dynamiek op de kortere termijn. Daardoor is het lastig om ze ruim van tevoren te plannen.’ Op andere manieren is er wel al veel contact met de markt, geeft Bouhuijzen aan. ‘Denk aan de Taskforce Infra en het overleg met brancheverenigingen, waar informatie over aankomende projecten over en weer gedeeld wordt.’ Van Eck bevestigt dat deze contactmomenten voor marktpartijen waardevol zijn. ‘Zeker met de drukke bezetting van medewerkers is het enorm helpend om eerder zicht te hebben op wat eraan komt.’

In de praktijk

Inmiddels is het steunpunt betrokken bij ruim 80% van alle marktconsultaties die Rijkswaterstaat uitzet. Hoe dat er in de praktijk uitziet? Veekman neemt het project Vernieuwingsopgave bediening en besturing Maasbracht 2.0 als voorbeeld. ‘Een omvangrijke en organisatorisch complexe opgave, met disciplines als elektrotechnische en werktuigbouwkundige werkzaamheden en industriële automatisering in de natte infrastructuur', licht hij toe. ‘Het projectteam schakelde ons al in een vroeg stadium in. Daarbij ging het niet alleen om hulp bij het opstellen van scherpe vragen, maar juist ook om strategische keuzes: welke marktpartijen willen we bereiken en hoe stemmen we onze toon en houding af op verschillende doelgroepen in de markt?’ Het steunpunt adviseerde ook over de opzet van de marktconsultatie, de manier waarop het gesprek gevoerd kon worden en waar je op moet letten als het gaat om de belasting van de deelnemers. Hoeveel input kun je vragen in verhouding tot wat je ermee doet?’ Ook over de terugkoppeling werd bewust nagedacht. Zo communiceerde het projectteam na afloop naar de marktpartijen wat er met hun inbreng is gebeurd. Veekman: ‘Het team gaf expliciet aan welke suggesties wel én niet waren overgenomen, met toelichting. Dat werd positief ontvangen. Marktpartijen zagen dat hun bijdrage serieus werd genomen. Dat versterkt het vertrouwen voor toekomstige samenwerking.’

Regie op kwaliteit

Van Eck vindt het heel positief dat Rijkswaterstaat met het steunpunt meer regie voert op de kwaliteit van marktconsultaties. ‘Het is een van de belangrijkste contactmomenten richting aanbesteding, daar zijn alle marktpartijen zich van bewust. Maar door volle agenda’s en personeelstekorten moeten marktpartijen meer dan ooit zorgvuldig afwegen waar ze tijd en mensen op inzetten. Ze kiezen daarom steeds kritischer aan welke projecten en gesprekken ze deelnemen. Dat Rijkswaterstaat via het steunpunt bewust inzet op kwalitatieve en efficiënte consultaties, zie ik als een professioneel signaal richting de markt. Het helpt om het gesprek inhoudelijker te maken, de tijd goed te besteden én om de relatie te versterken.’

Aandacht voor soft skills

Voor Van Eck is een marktconsultatie geen op zichzelf staand moment, maar onderdeel van de bredere samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. ‘Zeker in de vroege fase willen bedrijven weten: wat is dit voor project? Past het bij ons? Kennen we het team waarmee we straks aan tafel zitten? Daarom is aandacht voor de relatie en zichtbaarheid van het Integraal Projectmanagementteam (IPM-team) in een marktconsultatie zo belangrijk.’ Bouhuijzen is het daarmee eens en legt uit dat het steunpunt – naast de inhoudelijke voorbereiding – ook veel aandacht heeft voor soft skills. ‘Houding en toon zijn essentiële elementen in een marktconsultatie. Stel je IPM-team bijvoorbeeld persoonlijk voor aan het begin van de sessie. We adviseren ook nadrukkelijk om tijd in te bouwen voor informeel contact. Dat lijkt misschien bijzaak, maar juist in de pauzes, bij de koffie of tijdens een lunch, ontstaat de persoonlijke connectie. Daar leer je elkaar als toekomstige samenwerkingspartners écht kennen.’

Luisteren & leren

Over de toekomst zijn ze alle drie optimistisch. ‘Hoe kwalitatiever de marktconsultaties, hoe beter we verwachtingen kunnen managen en de basis kunnen leggen voor een duurzame samenwerking,’ zegt Veekman. ‘Zeker in het licht van de vernieuwingsopgave is dat essentieel: die vraagt om wendbare én betrouwbare samenwerking tussen opdrachtgever en markt.’ Ook vanuit de markt klinkt de wens voor meer samenwerking en continuïteit. ‘Uiteindelijk wil je als opdrachtnemer en opdrachtgever samen bouwen aan vertrouwen,’ zegt Van Eck. ‘Binnen de vernieuwingsopgave liggen er grote kansen: veel werk over lange periodes en dus ook ruimte om het slimmer te organiseren, bijvoorbeeld via bouwteams of raamcontracten. Niet steeds opnieuw tenderen, maar de kans om langduriger samen te werken, elkaar beter te leren kennen en samen beter te worden.’ Daar hoort ook een lerende manier van werken bij, vult Bouhuijzen aan. ‘Wat in het ene project goed werkt, kan ergens anders minder passend zijn. Daarom blijven we ervaringen met marktconsultaties actief ophalen: we vragen projectteams wat beter kon, verzamelen feedback van marktpartijen en blijven voortdurend in gesprek. Als steunpunt willen we niet alleen adviseren, maar ook signaleren, reflecteren en verbinden. Door te blijven luisteren én leren, bouwen we aan duurzame samenwerkingen.’