Op een duurzame manier IT inkopen kan behoorlijk lastig zijn. In april 2020 brengt Rijkswaterstaat daarom een handboek uit om duurzaamheidsaspecten goed uit te vragen. Dat helpt om ambities praktisch in te vullen, vertelt inkoopadviseur Erik van Meurs. Het handboek is in eerste instantie bedoeld voor intern gebruik, maar ook andere inkopers binnen en buiten de overheid kunnen er hun voordeel mee doen.
Als themahouder Duurzaamheid bij het Inkoopcentrum IV van Rijkswaterstaat Centrale Informatievoorziening (CIV) kreeg inkoopadviseur Erik van Meurs steeds meer vragen van collega’s over hoe je IT duurzaam kunt inkopen. Daarom besloot hij een overzichtelijk handboek te maken. Hij vroeg en kreeg subsidie vanuit de Klimaatenvelop en ging aan de slag.
Praktische gids
Samen met duurzaamheidscoördinatoren, inkoopadviseurs, contractmanagers, vakinhoudelijke collega’s en gespecialiseerd adviesbureau Copper8 ontwikkelde Van Meurs een praktische, visueel opgezette gids: het Handboek Duurzaam IV Inkoop. De inhoud is opgedeeld in inkooppakketten: hardware, software, consultancy, field services en onderhoud, en data-inwinning (land, lucht, water). Per pakket is beschreven hoe je duurzaamheid kunt meenemen in inkooptrajecten met geschiktheidseisen, selectie- en gunningscriteria, contractbepalingen et cetera. Daarbij komen thema’s aan bod uit de tool Ambitieweb IV, zoals circulariteit, energie en internationale sociale voorwaarden. Per thema zijn op 4 ambitieniveaus criteria aangegeven voor maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI): van wettelijke vereisten tot state-of-the-art oplossingen. Voor een nieuw datacenter blader je bijvoorbeeld naar het inkooppakket hardware en bepaal je passende criteria bij het gewenste ambitieniveau.
‘Aan één smartphone werken vaak tientallen leveranciers mee’
Toegespitst op de IT-branche
Het was lastig om zo’n MVI-tool toe te spitsen op IT. ‘Dat komt doordat de ketens heel groot zijn’, legt Van Meurs uit. ‘Aan één smartphone werken vaak tientallen leveranciers mee. Bovendien hebben we te maken met enorme bedrijven. Bij CIV hebben we bijvoorbeeld grootschalig telefoons ingekocht, maar op mondiaal niveau is dat een kleine batch. Daar gooien ze echt het proces niet voor om. Daarom moeten we ons als overheid groter maken en universeler duurzaamheidsaspecten uitvragen.’
Feedback van leveranciers
Van Meurs vertelt dat er voorafgaand aan de oplevering in april feedback wordt opgehaald bij een selectie van leveranciers en andere geïnteresseerde marktpartijen. ‘Zo toetsten we onze ideeën aan de realiteit bij opdrachtnemers. Of onze plannen haalbaar zijn of te ambitieus – of misschien moet er nog een tandje bij.’ Het handboek is in eerste instantie bedoeld voor het Rijkswaterstaatonderdeel CIV, maar is ook zinvol voor andere partijen binnen Rijkswaterstaat en de overheid in het algemeen. Iedereen gebruikt immers consultancy en hard- en software. Van Meurs: ‘Na publicatie organiseren we interne roadshows voor instructie. Ook betrekken we de markt erbij, bijvoorbeeld op de Marktdag van Rijkswaterstaat. Wie duurzaam wil inkopen, raden wij aan eerst zelf goed na te denken over ambities en doelstellingen. Pak daarna pas het handboek erbij. Het is geen kant-en-klare oplossing, maar een inspiratiebron. Bovendien gaan de ontwikkelingen op dit gebied heel snel. We willen dan ook jaarlijks met een update komen.’
