Kennis door sluizen

Steeds slimmer aanbesteden in het programma Sluizen

Waarom is kennis delen en borgen belangrijk?
‘Door de lessen uit het ene aanbestedingstraject te gebruiken in het volgende, hoeft Rijkswaterstaat niet steeds opnieuw het wiel uit te vinden. En kunnen we sluizenprojecten voortdurend beter, slimmer en goedkoper aanbesteden. Voordeel voor marktpartijen is dat in aanbestedingen meer rekening wordt gehouden met hun tijd, kennis en kunde.’

 ‘Bewezen lessen leggen we onder andere vast in aanbestedingsleidraden. Niet alleen binnen het programma Sluizen, maar vaak ook – als kennis breder toepasbaar is – binnen de hele organisatie.’

Gebruiken jullie ook verbeterpunten vanuit de markt?
‘Jazeker. Feedback vanuit de markt is onmisbaar. Zo hebben we bij de aanbesteding van het eerste project in de reeks nog loting toegepast. Van de 9 geïnteresseerden mochten er maar 5 inschrijven. Dat kwam ons op veel kritiek te staan. Dus hebben we, in overleg met de markt, besloten om niet meer te loten.’

‘Een ander voorbeeld zijn de tenderkosten. Bedrijven moeten kosten maken om een opdracht binnen te halen. Op basis van onze raming worden die tenderkosten vergoed. De markt gaf aan meer kosten te maken.  Daarom hebben we samen met Bouwend Nederland afspraken gemaakt om de tenderkosten omlaag te brengen.’

‘Ook vragen we in plaats van risico’s steeds meer kansen uit. Wat zijn nou de mogelijkheden waaraan we bij Rijkswaterstaat helemaal niet gedacht hebben? Welke innovatieve methoden zijn er om sluizen te bouwen, renoveren of onderhouden? Dit soort vondsten nemen we tegenwoordig mee in de beoordeling van aanbiedingen.’

‘Het kwam voor dat we zo verrast waren door oplossingen die de markt aanbood, dat we ze niet op waarde konden schatten. Daar kwamen we pas aan het einde van een aanbestedingstraject achter. Dan is het al te laat. In sommige projecten verlengen we daarom de dialoogfase. Dat zorgt ervoor dat marktpartijen ons echt kunnen meenemen in hun keuzes. Waardoor wij hun aanbieding beter kunnen beoordelen.’

Is kennis delen in een concurrerende markt niet lastig?
‘Ik ben blij verrast over hoe transparant marktpartijen durven te zijn. Ze geven ook  duidelijk aan waar het wringt in het aanbestedingsproces. Maar bedrijven leggen natuurlijk niet hun kip met gouden eieren op tafel. Informatie die hen onderscheidt van de concurrent delen ze niet. Waardoor hun gedeelde lessen soms in algemeenheden blijven steken.’

Hoe sporen jullie de markt aan om toch specifiekere kennis te delen?
‘Elk half jaar organiseren we een Marktlunch, met mijzelf en een vertegenwoordiger van de markt als voorzitter. Tijdens deze bijeenkomsten  leggen we bijvoorbeeld gemaakte afspraken onder de loep. Zijn we die nagekomen? Wat gaat goed en wat slecht? En hoe kunnen we dat verbeteren? Als je zulke ervaringen met elkaar deelt, word je daar samen écht beter van.’

Helpt de Marktvisie om meer open te zijn?
‘In de Marktvisie staat onder andere dat we in 2020 transparanter met elkaar willen omgaan in de sector. Daar zullen we stapsgewijs naartoe moeten werken. Sommigen zijn zo enthousiast dat ze liever vandaag dan morgen oplossingen voor alle problemen hebben. Zo werkt het niet. We moeten continu in gesprek blijven. Dat gaat nog niet altijd goed. Daarnaast lopen we steeds tegen nieuwe vraagstukken aan. De kwaliteit van de inschrijvingen gaat bijvoorbeeld omhoog. Waardoor het onderscheidend vermogen van marktpartijen afneemt. Daar is Rijkswaterstaat juist naar op zoek. Moet prijs dan weer, net als voorheen, het belangrijkste beoordelingscriterium worden? Nee, dat willen we niet. Maar hoe gaan we dit dan oplossen? Daar kom je alleen achter als je in dialoog gaat.’

Stel, het is 2020. Wat wil je dan bereikt hebben?
‘Totale openheid. De oudere garde – mijn leeftijdsgenoten – is vaak terughoudend met kennis delen. De jongere generatie heeft dat niet. Volgens hen is intellectueel eigendom niet meer van deze tijd. Moderne technieken zijn binnen een half jaar alweer achterhaald. En als je een sluis bouwt, dan zie je na een dag hoe deze gebouwd wordt. Je kunt die kennis dus beter gewoon beschikbaar stellen. Dan kom je samen verder.’