De aanbesteding voor de nieuwe, duurzame raamovereenkomst Organiseren en realiseren van zakelijke- en organisatiebijeenkomsten (kortweg: ‘Evenementen’) was in volle gang toen de coronamaatregelen van kracht werden. Gelukkig bleken de winnende evenementenbureaus zeer snel in staat online evenementen van hoog niveau te organiseren.

Kirsten Oorthuizen, contractmanager InkoopUitvoeringsCentrum Rijkswaterstaat

‘In de raamovereenkomst stellen we eisen aan duurzaamheid en circulariteit’, vertelt Kirsten Oorthuizen, contractmanager bij het InkoopUitvoeringsCentrum Rijkswaterstaat. ‘Niet alleen moeten de evenementenbureaus bijeenkomsten binnen die kaders aanbieden, onze eigen interne opdrachtgevers bij Rijkswaterstaat moeten ze ook verplicht zo afnemen. Op die manier werken we samen aan het behalen van onze duurzaamheidsdoelen.’

Omschakeling

‘De bureaus hebben de omschakeling heel voortvarend en creatief uitgewerkt in de maanden dat alles stillag’

Jasper Flapper, adviseur duurzaam inkopen GWW Rijkswaterstaat
Rogier Mulder, evenementenbureau PINO

Elke raamovereenkomst komt in een aantal stappen tot stand. De inschrijvingsperiode voor deze overeenkomst startte in maart 2020, net vóór de coronacrisis. ‘De inhoud van het contract mocht toen niet meer gewijzigd worden’, legt Oorthuizen uit. ‘Dat betekende voor de evenementenbureaus dat ze na de gunning manieren moesten vinden om via een online-evenement hetzelfde doel te bereiken als wat met een fysiek evenement werd beoogd. Die omschakeling hebben ze, in de maanden dat alles stillag, heel voortvarend en creatief uitgewerkt.’

Marktconsultatie

Daar is Jasper Flapper, adviseur duurzaam inkopen GWW bij Rijkswaterstaat, het zeker mee eens. Hij organiseerde met evenementenbureau PINO een online marktconsultatie over asfalt via de nieuwe raamovereenkomst. ‘Samen met Rogier Mulder van PINO heb ik dat inhoudelijk en technisch heel goed voorbereid. Het is vooral belangrijk om online dezelfde interactie tussen deelnemers tot stand te brengen die je bij een fysieke marktconsultatie zou hebben. Rogier zorgde er bijvoorbeeld voor dat iedereen slechts 1 keer hoefde in te loggen. Iedereen kwam voor een volgend onderdeel als vanzelf weer bij elkaar.’

Flipover

Opdrachtgevers zien ondertussen wat er online allemaal mogelijk is, zo is Mulders ervaring. ‘Wij adviseren hen op welke manier ze hun evenement kunnen inrichten, zodat ze eruit kunnen halen wat ze beogen.’ Waarbij een online-evenement zich zeker niet hoeft te beperken tot het nabootsen van een fysiek evenement. Mulder: ‘Online heeft absoluut zijn eigen sterke kanten. Zo konden deelnemers die met elkaar in kleine groepjes stellingen bespraken, tegelijkertijd een verslag maken in een digitaal document waar ze gezamenlijk aan konden werken. Dat is uitgebreider en efficiënter dan het overschrijven van een samenvattende flipover.’ Flapper sluit af: ‘En het even tussendoor houden van een poll is online veel gemakkelijk dan het geklungel met mobieltjes in een zaaltje.’

Ook in dit magazine!